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  Estas en: Programación
 
1. Descripción de las actividades por proceso
2. Elaboración del presupuesto
3. Elaboración del flujo presupuestario
4. Organización interna del proyecto
 
Programación de actividades y presupuesto.
La programación de actividades y del presupuesto será ahora la labor secuencial, posterior al diagnóstico y formulación de objetivos.

Por lo tanto ahora deberás identificar el tiempo de ejecución de tus actividades y la ejecución del presupuesto que esperas, así como los indicadores pertinentes para el monitoreo de las acciones planificadas.
 
 
1. Descripción de las actividades por proceso + Volver
Un proceso es un conjunto de actividades organizadas, que tiene por objetivo la utilización de recursos para la elaboración y entrega de productos.

Por consiguiente, los recursos necesarios que se utilizan en un proceso se relacionan con lo financiero, recursos humanos, físicos y materiales, de ambiente.

Financiero se refiere a la existencia de un presupuesto que especifique el gasto por actividad y en que fechas.
Recursos humanos, se relaciona con las personas que son responsables del desarrollo de las actividades, dichos recursos pueden ser considerados como aporte o incluso pueden ser parte del gasto operativo del proyecto.
Recursos físicos y materiales, son los insumos necesarios para el desarrollo del proyecto y guarda relación directa con el presupuesto.

Ambiente, se refiere a la infraestructura y adecuación de esta para el desarrollo de las actividades.
Para identificar tus procesos generales en la implementación de tu producto, te sugerimos que identifiques cuales son las etapas o actividades de gran tamaño que debes desarrollar y que son susceptibles de dividir en pequeñas actividades.

Por ejemplo:

Vas a realizar un campeonato de futbol que implica 4 partidos, las actividades generales relacionadas serán:

1.- Gestión de recursos:
• Conseguir canchas y permisos.
• Compra de insumos deportivos, como pelotas, camisetas, entre otros.
• Compra de premios, como medallas y copas.

2.- Organización del campeonato:
• Diseño de bases de inscripción, fechas y especificación de premios.
• Difusión del campeonato.
• Coordinación con grupos deportivos y centros de deportes.
• Organización de los equipos de futbol participantes.

3.- Ejecución del campeonato:
• Ceremonia de apertura.
• Ejecución de partidos.
• Ceremonia de cierre y premiación.


Lógicamente cada una de las actividades específicas de talladas se relaciona con tareas de modo secuencial que permiten desarrollar la actividad de manera completa y adecuada.
Llamamos a las tareas, acciones concretas, considera como ejemplo la actividad de ceremonia de apertura, esta implica las siguientes tareas:

• Elaboración y ejecución de discurso de inicio.
• Invitación a autoridades involucradas y breves comentarios de estos.
• Presentación de los equipos que participan.
• Explicación de las actividades masivas involucradas con el campeonato.

Te sugerimos programar tus actividades a través de una carta Gantt, la cual te facilitara identificar los tiempos de ejecución de las actividades de tu proyecto y su relación con el horizonte de ejecución de éste.
Imagina que el producto de tu proyecto es la ejecución del campeonato de futbol, para lo cual la planificación de tus actividades en cuanto al tiempo ò llámese también horizonte del proyecto es la que se presenta en el recuadro de la siguiente hoja.

Debes considerar que la carta Gantt no solo reconoce actividades secuenciales, es decir, en orden cronológico, sino que también te permite apreciar las actividades paralelas, es decir, aquellas que se desarrollan al mismo tiempo.

Ahora ya puede por ejemplo, elaborar indicadores de avance físico y cumplimiento de metas, ya que cuentas con una estimación temporal de la duración de las actividades. Por consiguiente, puede elaborar por ejemplo un indicador de porcentaje de avance de tu proyecto en relación a las semanas de duración, es decir, tomando en consideración el ejemplo, el proyecto cuenta con 12 semanas las cuales corresponden al 100% del tiempo estimado, por lo tanto, ya a la 6ª semana llevaras cumplido el 50% de tu ejecución operativa.

Debes también considerar que durante la ejecución de tu proyecto como requisito para cualquier fondo ,es necesario entregar dos informes, el primero correspondiente a un documento que detalle la ejecución alcanzada hasta un periodo determinado, y el final que contiene la información relacionada con los resultados esperados y gastos efectuados. Por lo tanto, en tu carta Gantt debes insertar además la fecha de entrega o el periodo, para estos informes. Por esta razón, te sugerimos entregar un pre informe en la etapa en que alcances un 50% de ejecución de tu proyecto.
 
a. CARTA GANTT
La carta Gantt te permitirá planificar secuencial y paralelamente tus actividades como se muestra a continuación.
Carta Gantt
 
b. Planificación Estratégica de las actividades.
La planificación estratégica de tus actividades no es más que darle flexibilidad a tu proyecto, esto implica que ante los cambios en la programación tu proyecto no afecte en el cumplimiento de sus objetivos.
Las estrategias son criterios de priorización sobre el cómo realizar las actividades, estas te permitirán efectuar un trazado sobre el camino que debes seguir. Estas se relacionan directamente con los objetivos de tu proyecto, ya que determinan el cómo los alcanzaras.

Por esta razón tus estrategias deben considerar elementos que puedan dificultar el alcance de tus objetivos.

Imagina que tu proyecto pretende realizar una exposición de arte universitario donde la difusión de esta es la una de las actividades críticas (si esta falla el proyecto también) si la estrategia en un principio era presencial, es decir, dar aviso por sala de clases, y por motivos de fuerza mayor vez que existe un retraso, deberás cambiar la estrategia a difusión por radios universitarias, flayers, entre otros, que agilizaran el proceso.

Este cambio de estrategia, también acarrea un cambio de los recursos implicados, es decir, cuando era una difusión presencial no había gastos más que los trípticos entregados a los alumnos, pero ahora por ejemplo con la difusión en las radios universitarias, deberás pagar un espacio publicitario. Por lo tanto, todos estos cambios deben quedar reflejados en el presupuesto y en la planificación de las actividades, además de ser notificados a las personas pertinentes, es decir, por ejemplo, al encargado de entregar los fondos en la Universidad.
 
c. Estrategias de difusión.
Las estrategias de difusión se relacionan con los mecanismos a través de los cuales comunicaras o mostraras la realización de las actividades de tu proyecto (entrega del producto esperado).
Una estrategia de difusión debe considerar a lo menos:

1.-En relación a su elaboración:
• El momento en que se realizara la comunicación de la actividad, es decir, en horario de clases, en los descansos, en una actividad previa, entre otros.
• El canal de comunicación, es decir, a través de medios escritos como revistas, afiches, trípticos, entre otros, o medios orales, como charlas y mensajes radiales.
• Lugar en el cual se efectuará, es decir, salas de clases, biblioteca, patios, u otros.

2.- En relación al mensaje: DEBE CONTENER A LO MENOS
• El objetivo de la actividad o del proyecto.
• Fecha y horario de implementación.
• Grupos a los cuales está dirigido.
• Condiciones de participación.
• Beneficios que entregará el proyecto.
 
 
2. Elaboración del presupuesto + Volver
Por consiguiente, ya has planificado tus actividades, ahora debes establecer cuál será el flujo de caja (ingresos y gastos esperados para un periodo de tiempo establecido) que involucra tu proyecto, es decir, el presupuesto y la ejecución presupuestaria.

Para diseñar el presupuesto de tu proyecto debes tener identificadas las actividades que producirán un costo, para luego determinar cuál será el aporte interno y externo que pretendes recibir. Debes dar importancia a la seriedad del aporte externo, es decir, que si una entidad auspiciara en parte tu proyecto debes tener seguridad de que así será. En consecuencia, debes considerar en que fechas recibirás el aporte externo y dispondrás de el para ejecutarlo.
Los elementos básicos que constituyen un presupuesto son:

I.- ingresos: son todos los recursos con los cuales trabajaras en la ejecución proyecto.
y se pueden clasificar en :


1.- Operacionales: son los ingresos provenientes de la venta directa del producto que tu proyecto genera.
Considera como ejemplo, el caso en el que organizaste una tocata de una banda reconocida y cobraste entradas, el valor recaudado serán tus ingresos operacionales.

2.- Propios: corresponden a aportes efectuados por los ejecutores del proyecto, los cuales pueden ser monetarios o en especies.
• Un aporte monetario puede ser que cada uno de los integrantes ponga 20.000 pesos.
• Un aporte en especies, implica por ejemplo, los computadores de los ejecutores, el vehículo con el cual transportan los implementos. Todos estos deben ser cuantificados, para dejar más claro cuál es el aporte propio real en monedas.

3.- Internos: se refiere a los aportes que recibes de la propia institución a la cual perteneces, en este caso la universidad, provenientes directamente de los fondos concursables.

4.- Externos: estos fondos se relacionan con los ingresos provenientes directamente de organizaciones fuera de la institucionalidad de la universidad, como organismos públicos, entendidos como servicios o municipalidades, o también órganos privados, como fundaciones, corporaciones o empresas.
 
II.- Gastos: son todos los desembolsos de dinero que realizaras en la ejecución de tu proyecto, e incluyen:

1.- Operacionales: los gastos operacionales corresponden a los desembolsos necesarios para implementar el proyecto, por este motivo se incluyen, los honorarios, asesorías, movilización, arriendos, servicios básicos.

2.- Inversión: referidos a la compra de todos los elementos necesarios para la ejecución del proyecto como maquinas, equipos, computadores, escritorios sillas, entre otros, cuya duración es el mediano o largo plazo ( y que generan un impacto directo en el rendimiento de tu proyecto, que agilizan la entrega del producto, la coordinación, entre otros), es decir, que por ejemplo el papel es un gasto de materiales que se extingue al momento de usarlo, por lo tanto no es un gasto de inversión.

3.- Materiales: son todos los elementos que se extinguen con su uso y que el proyecto necesita para su implementación, papel, lápices, cd.

Habitualmente el presupuesto se presenta por mes, por lo que debes identificar todos los gastos que estimas realizar por estos periodos.

Para determinar tu presupuesto siempre debes considerar los costos asociados a su ejecución, de esta manera podrás elaborar una estimación de gastos adecuada.

En primera instancia debes realizar la identificación de los gastos, las cantidades y el total, para posteriormente distribuirlos en el tiempo u horizonte de tu proyecto. Para ello, debes atender a la naturaleza del proyecto, es decir, que tipo de actividades requiere. Considera como ejemplo el campeonato de futbol, sus gastos asociados pueden detallarse en:

• Adquisición de materiales deportivos.
• Arriendo de canchas.
• Transporte.
• Insumos para la premiación.
• Honorarios

Te sugerimos para elaborar tu presupuesto considerar la siguiente estructura:
 
 
3. Elaboración del flujo presupuestario + Volver
Ya elaboraste la programación de tus actividades, ahora debes diseñar la programación de tus gastos, para esto, debes considerar por mes, los costos asociados a las actividades, en consecuencia te sugerimos el siguiente formato:
Flujo del presupuesto total (incluye todos los aportes, es decir, propio, externo y del fondo)
 
Este recuadro permite que observes el dinero que necesitaras por mes para el desarrollo de tus actividades y facilitara la comprensión de quien lo evalúa, ya que podrá verificar el monto y fecha que esperas recibir los recursos a los que estas postulando.

Ahora bien, te recordamos que para la postulación a proyectos como el fondo FDI-MINEDUC y PREMIO AZUL, es necesario que especifiques el aporte propio (APP), aporte externo (APE) y aporte del fondo al que postulas. (APF), puedes considerar el siguiente ejemplo para tu proyecto:
Como puedes apreciar en el recuadro anterior, en las filas se detallan los ítem de los gastos que necesitas efectuar para la ejecución de tu proyecto, por lo tanto en las columnas deberás especificar el monte de los aportes que esperas recibir atendiendo a las clasificaciones ya explicadas.

Por lo tanto, en el ejemplo, se explica el aporte financiero por ítem y además el total según el tipo de aporte, indicando que tú necesitas un monto del fondo ascendiente a $522.700, ya que el resto $303.800 será complementado con tu aporte propio y externo.

Ahora, para detallar aún más, te sugerimos elaborar un recuadro de flujo presupuestario considerando solo el aporte esperado del fondo al que postulas, usando el siguiente formato:
 
 
4. Organización interna del proyecto + Volver
Cuando hablamos de la organización interna del proyecto nos referimos a las responsabilidades que asume cada uno de los integrantes. Es necesario que identifiques con claridad las funciones que cada uno realizara, ya que esto facilitara el control sobre las diversas actividades permitiendo una correcta ejecución de tu proyecto, además, dará paso, a que al momento de efectuar rendiciones y solucionar consultas a la entidad que asigna los fondos.

En consecuencia, debes considerar a lo menos en esta información, el nombre de los integrantes del equipo, sus datos de matrícula, carrera y campus al que pertenecen, datos de contacto (teléfono, celular y mail) y la actividad de la cual estarán encargados.

Para detallar la función de cada uno te sugerimos caracterizarla por producto del proyecto, ya que facilitara que cada persona controle las actividades específicas que involucra y realice las rendiciones de una manera mucho más acabada, debido a su cercanía con la ejecución del producto que está a su cargo.

Te sugerimos el siguiente formato: