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Autoevaluación del proyecto
El objetivo de la autoevaluación es identificar cuáles son las dificultades para la implementación de tu proyecto, por lo tanto involucran dos momentos, es decir, que en primer lugar tú debes monitorear durante la ejecución como se van desarrollando tanto las actividades (físicas y presupuestarias) como los resultados esperados y por otra parte, al final, para medir el impacto final de tu proyecto y el nivel alcance de tus objetivos planteados.

Para realizar el monitoreo en cuanto al tiempo de ejecución, puedes comparar las fechas planificadas en la carta Gantt con las fechas efectivas en las cuales realmente realizaste las actividades, así de esta forma podrás observar retrasos o adelanto de actividades. No olvides que en la medida que sea posible realizar las actividades preliminares de manera eficiente, antes de la entrega del producto, te facilitará un mejor análisis y uso del tiempo para ello.

El monitoreo del avance presupuestario, se refiere a la oportunidad de los gastos, es decir, si se realizaron en el momento adecuado y de la forma establecida. En el monitoreo del presupuesto debes considerar criterios de eficiencia, es decir, si puedes reducir costos.

No olvides que en el caso de los fondos concursables se exige que los remanentes sean devueltos, lo cual implica que el dinero que no utilizaste debe ser reintegrado a los fondos de la universidad. Además, debes entregar dos rendiciones, por lo que es de absoluta importancia que lleves un detalle acabado y bien respaldado de tus gastos. Cuando se habla de respaldo, se refiere, a que debes guardar todas las boletas y facturas de los gastos que el fondo te financia, para efectuar de una manera correcta las posteriores rendiciones.

Como resultado de ambas autoevaluaciones, podrás observar fallas en el desarrollo de las actividades así como en los resultados esperados, y en consecuencia podrás efectuar las acciones correctivas pertinentes para evitar un impacto mayor en el desempeño de tu proyecto.
Considera como ejemplo la autoevaluación del siguiente proyecto de sobre el diseño de una revista:
La evaluación del proyecto la hemos dividido en cuatro instancias que nos permiten hacer un seguimiento del proceso mismo de realización. Una primera instancia corresponde a las convocatorias de la revista, donde la participación –reflejada en la recepción de artículos- nos dará una visión respecto del éxito de ésta. Una segunda instancia se refiere al cumplimiento de los plazos de impresión, lanzamiento y distribución de la revista (meses de marzo, abril y mayo en el caso de la publicación del N°4). La tercera instancia de auto evaluación corresponde a la correcta realización del proceso de convocatoria y evaluación de artículos y reseñas para el N°5 (meses de julio y septiembre). En esta tercera etapa, se contempla, además, la realización de las Jornadas de Patrimonio y Memoria a realizarse a fines del mes de Agosto. Nuestro último parámetro de evaluación, será la exitosa culminación del proceso de impresión, lanzamiento y difusión del N°5 proyectado para los meses de octubre y noviembre.
También en la autoevaluación, puedes incluir la observación del desempeño de los integrantes del grupo con criterios de responsabilidad y cumplimiento de resultados, así como el rendimiento de los indicadores (nivel de avance) en relación a las metas propuestas o grado de alcance. Incluso puedes asignar o dividir las actividades por centro de responsabilidad, es decir, por personas responsables de llevar a cabo la actividad por completo, incluyendo la mantención de los indicadores asociados, la recopilación de la información para su cálculo, el registro de los gastos y mantención de toda la información relevante información. De esta manera, podrás observar de una forma mucho más clara la estructura interna del proyecto.

Puedes considerar como ejemplo
Imagina que el producto de tu proyecto incluye la selección y difusión de 2 obras teatrales emergentes en la universidad, y que esta contempla los siguientes datos:
1.- Carta Gantt de las actividades
Carta Gantt
2.- Cuadro de responsables
Cuadro de Responsables
 
Como puedes apreciar, el cuadro de responsabilidades te puede facilitar en el grupo y a personas externas, observar los responsables de cada actividad y el tiempo de ejecución asociado a estas.

Por otra parte, en el caso que decidas implementar la técnica de centros de responsabilidad (C.R) en la implementación de tu proyecto, debes tener en consideración que cada uno de los actores identificados tendrá responsabilidades absolutas sobre las actividades y presupuesto de su competencia, esto te permitirá, además, obtener informes de resultados por actividad para integrarlos en los informes preliminares y finales que debes rendir ante los organismos que financian tus actividades.

Una vez que determinaste los C.R, debes asociar la información que deben mantener, es decir, indicadores, su cálculo y respaldo de las actividades. Por consecuencia, te sugerimos que como trabajo interno para hacer mucho más consistente la autoevaluación del proyecto con la organización utilizar la estructura presentada en los siguientes cuadros.

Como puedes observar, en el primer recuadro se expone un formulario de autoevaluación presupuestaria, el cual te permitirá ver en que porcentaje u monto has ejecutado el presupuesto total de tu proyecto, así de esta manera en caso de que los gastos hubiesen crecido, te facilitara detallar en que aspecto y justificar un aumento den la petición de más financiamiento.

Por otra parte podrás evaluar el orden de los registros, ya que puedes exigir boletas y facturas correspondientes al gasto ejecutado, encargado a cada uno de los integrantes de tu equipo de trabajo.

En el caso del cuadro 2, este involucra un formulario tipo de evaluación de gestión, a nivel de resultados y eficiencia de las actividades realizadas. El objetivo principal de esta sección de la evaluación es que tú puedas observar el avance físico de las actividades de tu proyecto y el nivel de alcance de los indicadores de impacto que tu definiste en relación a las metas planteadas.